Die Baubesprechung – das Fundament der fachkundigen Bauausführung
Ehe das eigentliche Bauvorhaben in seiner Planung und Ausführung startet, müssen die essenziellen Elemente besprochen und protokolliert werden. Doch genau das ist der Punkt, an dem ein Bau bereits scheitern kann. Uneinigkeit, fehlende Zielsetzungen oder die Problematik eines Sprechers und vieler Zuhörer sind Ursachen, die der fachmännischen Planung und Bauausführung im Weg stehen. Das ist vermeidbar, in dem die Gesprächskultur eingehalten und eine Agenda für den Gesprächsverlauf erstellt wird.
Diskussionen sind erwünscht, Streitigkeiten sind kontraproduktiv
Fakt ist, dass eine Baubesprechung zum Ziel führen muss. Dabei helfen nicht stundenlange Gespräche die zu nichts führen, sondern klare Aussagen, die anschließend diskutiert und abgewogen werden. Es bringt keinen Erfolg, wenn sich ein Unternehmen in der Baubesprechung hervorhebt und die Gesprächsführung an sich nimmt. Monologe und offenkundige Auseinandersetzungen wirken dem Gelingen des Projekts entgegen, da die Einigung schon im Rahmen der Baubesprechung scheitert. Ein ordentlicher Umgangston ist entscheidend für den Gesprächsverlauf und daher ein wichtiger Faktor, der das gesamte Bauvorhaben begleitet. Auch wenn der Ton in der Baubranche ruhiger ist, sollten sich die Gesprächsteilnehmer auf Diskussionen berufen und Streitigkeiten gar nicht erst aufkommen lassen. Eine gute Kommunikationskultur legt den Grundstein für das Teamwork, das in der Bauphase für ein erfolgreiches Projekt sorgt.
Die Grundlagen für eine erfolgreiche Baustellenbesprechung
Es lohnt sich, vor der Baubesprechung klare Regeln aufzustellen und ein Konzept, also eine Agenda für den Ablauf zu entwickeln. An erster Stelle steht die Pünktlichkeit, die bereits im Besprechungsrahmen von immenser Bedeutung ist. Die Agenda der zu diskutierenden Punkte liegt allen Teilnehmern vor und wird strikt eingehalten. Ablenkungen sind kontraproduktiv und ganz einfach vermeidbar, in dem das Smartphone oder der Tablet PC in der Baubesprechung ausgeschaltet bleiben. Der vorab fixierte Zeitrahmen wird eingehalten. Mit der Führung eines Besprechungsprotokolls bleiben die wichtigen Absprachen in Erinnerung und führen dazu, dass es in der Projektphase nicht zu Diskussionen kommt. Jede Baubesprechung ist aufgrund der starken Charaktere der Teilnehmer mit Konfliktpotenzial behaftet. Das ist vermeidbar, in dem man klare Regeln für die Kommunikation und den Umgangston aufstellt. Eine aufeinander aufbauende, aber abwechslungsreiche Struktur in Diskussionsblöcken führt zum Ergebnis und beruht darauf, die erstellte Agenda umzusetzen. So oft wie nötig, so selten wie möglich heißt die Devise bei Baustellenbesprechungen. Es ist nicht notwendig, sich jede Woche zu treffen und über die gleichen Themata wie in der Vorwoche zu diskutieren. Die Zielsetzung und der Fokus auf das Besprechungsziel sollten bereits vor dem Termin feststehen und ein Bestandteil der Agenda sein. Optional können sich auch alternative Besprechungsmethoden lohnen, die zum Beispiel im digitalen Sektor stattfinden.
Ziele definieren und Fixpunkte festlegen
Ohne ein klares, vor der Besprechung feststehendes Ziel führt jeder Termin ins Leere. Um nicht in endlose Diskussionen zu geraten und im Streit auseinander zu gehen, sollte die Zielsetzung der hauptsächliche Punkt auf einer Agenda für Baubesprechungen sein. Auch Fixpunkte, die den Themenwechsel untermauern, helfen dabei, das Gespräch zu jedem Zeitpunkt in die gewünschte Richtung zu lenken. Jeder Teilnehmer sollte zu Wort kommen und ausreichend Zeit haben, seine Ideen und seine Anliegen vorzutragen. Damit sich die Baustellenbesprechung nicht zum Monolog entwickelt, lassen die Zuhörer den Sprecher ausreden, um anschließend über die Aussage zu diskutieren und eine gemeinsame Lösung zu fixieren.
Ohne Baubesprechung weiß kein Gewerk, wie es vorgehen soll
Auf der Baustelle bleibt keine Zeit für ausführliche Diskussionen und Absprachen, in welcher Reihenfolge oder nach welchem Konzept vorgegangen wird. Umso wichtiger ist es, den Bauablauf im Rahmen einer Besprechung festzulegen, an der die Verantwortlichen aller Gewerke teilnehmen. Die Baubesprechung ist eine gesetzliche Vorschrift, doch das sollte nicht der primäre Grund für die Durchführung sein. Vielmehr geht es darum, eine Abstimmung aller Projektphasen zu erzielen und so perspektivisch zum besten Ergebnis zu gelangen. In der Praxis zeigt sich, dass Probleme in der Baustellenbesprechung das ganze Projekt gefährden und im Regelfall dazu führen, dass es zu Fehlern und Mängeln auf der Baustelle kommt.
Ein Baustellenbesprechung ist keine One-Man-Show
Es gibt immer einen Gesprächsführer, der mit starkem Selbstbewusstsein auftritt und augenscheinlich die Kontrolle des Projekts übernimmt. Doch eine Baubesprechung, bei der ein Teilnehmer redet und alle anderen Anwesenden schweigen, kann kein Ergebnis bewirken. Der gemeinsame Austausch ist die Basis aller Absprachen, nach denen die Planung und die Bauphase selbst ablaufen. Nur wenn alle beteiligten Firmen Hand in Hand arbeiten und sich diesbezüglich vorab austauschen, werden spätere Streitigkeiten auf der Baustelle vermieden. Die Problemlösung erfolgt bereits in der Baubesprechungsphase und nicht erst, wenn das Projekt bereits realisiert wird.
Fazit | Auch auf privaten Baustellen bildet die Besprechung die Baugrundlage!
Bei gewerblichen Bauvorhaben ist die Baubesprechung vom Gesetzgeber vorgeschrieben und muss vor der Planung, sowie innerhalb der Bauphase in regelmäßigen Abständen stattfinden. Doch auch auf privaten Baustellen besteht Gesprächsbedarf und die Notwendigkeit einer Klärung, sobald mehrere Gewerke beteiligt sind. Termin- und Zeitplanabsprachen spielen eine besonders wichtige Rolle und dienen dazu, um den reibungslosen Ablauf auf der Baustelle ohne Einschränkungen zu gewährleisten.
