Digitale Baudokumentation – wer schreibt der bleibt
Diese alte Weisheit ist auf Baustellen wichtiger denn je. Die Baudokumentation hält die Fortschritte am Bau schriftlich fest. Abgelöst wird die Papierflut von einem intuitiv zu bedienenden digitalen Bautagebuch. Der effiziente Helfer auf der Baustelle hält für Bauherren, Architekten und Bauleiter den Baufortschritt fest – stellt aber auch etwaige Mängel am Bau fest. Der Gesetzgeber verpflichtet zur Baudokumentation. Spätestens bei Unstimmigkeiten zur Bauleistung oder dem Honorar zahlt sich die Dokumentation mit dem digitalen Bautagebuch aus.
Honorarminderung ohne Bautagebuch
Fehlt eine Baudokumentation, sind sogar Honorarkürzungen bei der HOAI Leistung Objektplanung möglicht – wenn etwa Bauleiter den Bauablauf nur unvollständig dokumentiert haben (Urteil vom 28.07.2011 – VII ZR 65/10). Das digitale Bautagebuch nimmt den Baufortschritt auf und enthält im Idealfall ein vollständiges Management für sogenannte „Tickets“ und die Mängelerfassung. Maßgeschneiderte Textbausteine stehen gewerkespezifisch zur Auswahl und erleichtern die Eingabe. Mit einer lückenlosen Dokumentation sichern sich Planer und Architekten ab. Kann dem Auftraggeber die Dokumentation präsentiert werden, lassen sich Prozesse und längere Streitigkeiten meist vermeiden. Fallen bei einem Gerichtsverfahren die Informationen der Baudokumentation und des Bautagebuchs lückenlos aus, kann sich der Planer bei einem Prozess aus der Haftung nehmen.
Mehrjährige Haftungsdauer bei der Bauaufsicht
Nach Abnahme der Leistungen unterliegt der Planer einer fünfjährigen Haftungspflicht. Wird ein entsprechender Nachweis erbracht werden, muss noch lange nicht für alle Mängel am Bauwerk gehaftet werden. Bei vollständiger Baudokumentation sind nur Baumängel durch ungenügende Planungsleistung haftungsrelevant. Bei solchen Baumängeln kann es sich beispielsweise um eine mangelhafte Planung oder eine fehlerhafte Bauüberwachung handeln. Die Baudokumentation ist weit mehr als die Führung eines Bautagebuchs und ihre fachtechnischen Anforderungen ergeben sich aus der HOAI (u.a. Anlage 10, §34 Abs. 4, §35 Abs. 7). Weitere rechtliche Anforderungen an die Baudokumentation liefert die laufende Rechtsprechung, wie der Bundesgerichtshof mit BGH VII ZR 224/00 vom 21.03.2002.
Mängel – je früher, desto einfacher
Studien des Instituts für Bauforschung e.V. (IFB) http://www.bauforschung.de/docs/projekte/ifb_779075115.pdf bestätigen, dass frühzeitig erkannte Mängel einfacher und günstiger zu beseitigen sind. Voraussetzung ist eine kontinuierliche Erfassung und Verfolgung der Gewerke und Prozesse. Haben alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf eine digitale Baudokumentation, können Gewerke den Verantwortlichen zugewiesen, die Phasen des Baufortschritts verfolgt und auftretende Mängel umgehen erkannt werden. Laut einer Studie hat der Planer gut ein Drittel aller gemeldeten Baumängel nicht zu verantworten – sofern er dies im Streitfall nachweisen kann.
Digitale Baudokumentation – ohne WhatsApp und Excel
Um sich abzusichern, kommen Bauleiter um eine digitale Baudokumentation kaum umhin. Die gewissenhafte Aufzeichnung zahlt sich aus, denn die häufigsten Baumängel bei Neubauten sind mit 35 Prozent auf Ausführungsfehler zurückzuführen – womit der Planer nicht in der Haftung ist. Digitale Anwendungen für die Baudokumentation sind auf die spezifischen Anforderungen auf der Baustelle und bei der Planung, Abnahme sowie Mängelbeseitigung konzipiert. Genutzt werden sie auf mobile Endgeräten oder Web-Plattformen. Die digitale Bauakte steht jederzeit und überall bereit – das Smartphone oder ein Tablet auf der Baustelle genügen. Hochgeladen werden Baupläne, um den Baufortschritt chronologisch zu dokumentieren. Werden „Tickets“ angelegt, können die gleich dem Verantwortlichen zugewiesen werden. Damit sind die Gewerke und ihr Ausführungsstatus jederzeit im Überblick.
Übergabe der Unterlagen – das neue Bauvertragsrecht schafft Klarheit
Neben der sorgfältigen Dokumentation entsteht dennoch häufig Streit: Welche Bauunterlagen wurden dem Bauherren übergeben? Um die Abnahmereife zu überprüfen, müssen sämtliche Bauunterlagen vorgelegt werden. Ein ähnlicher Fall ging bis zum Oberlandesgericht. Bauträger und Planer sollten Klagen und langwierige Gerichtsverfahren aus wirtschaftlichen aber auch aus öffentlichkeitswirksamen Gründen möglichst vermeiden.
Am 1. Januar 2018 ist das neue Bauvertragsrecht in Kraft getreten und gilt für alle ab diesem Datum abgeschlossene Verträge. Mit dem §650 BGB und Artikel 249 des EGBGB hat das Bauvertragsrecht erhebliche Informationspflichten gegenüber dem Verbraucher geschaffen.
Baudokumentation – Papier vs. Digital
Die großen Datenmengen und eine zu kopierende und ggf. zu beglaubigende Papierflut machen eine papierbasierte Baudokumention nahezu unmöglich. Dokumentiert wird digital und zeitgemäß – nämlich mit einer speziellen Software für die digitale Bauakte. Eine App auf Tablet, PC oder Smartphone digitalisiert den Schriftverkehr. Die Baudokumentations-Software ist ortsunabhängig und kann im Büro und auf der Baustelle genutzt werden. Eine laufende Aktualisierung der Daten ermöglicht eine ständige Kontrolle auf der Baustelle. Auch Vorarbeiter, Handwerker und Subunternehmer können die Daten bzw. die App nutzen, um sich an den Baumaßnahmen oder etwa der Mängelbeseitigung zu beteiligen.
Mängelmanagement – was sein muss, muss sein
Das Bautagebuch gibt den Rahmen vor, doch ein dediziertes Mängelmanagement macht die Abläufe auf der Baustelle transparenter und überschaubarer. Das digitale Mängelmanagement stellt sicher, dass Fehler umgehend erfasst werden. Die schnelle Lokalisierung und die gesicherte dokumentierte Aufzeichnung hilft dem Team, eine Lösung zu finden. Wird ein Mangel behoben, zeichnet der Verantwortliche die Mängelbeseitigung ab. Das Mängelmanagement sollte nahtlos in die digitale Baudokumentation integriert sein. Im Streitfall dient ein Mängelmanagement, das den Fehler vom Erkennen bis zu seiner Beseitigung dokumentiert, als Beweisgrundlage für Gericht. Das digitale Mängelmanagement muss zudem rechtskonform sein.
Praxistipp – die digitale Baudokumentation
Es ist eine lästige Pflicht, doch eine digitale Baudokumentation macht auch den Planern und Architekten den Arbeitstag leichter. Dokumentiert wird überall – und vor allem an Ort und Stelle. Fotos, Unterlagen und Notizen hält die digitale Bauakte fest. Der Baufortschritt ist jederzeit im Überblick. Mit der digitalen Bauverwaltung lässt sich der Status einzelner Gewerke gezielt verfolgen und dokumentieren. Ein gezieltes Mängelmanagement schafft zusätzliche Sicherheit – und beschleunigt die Fertigstellung. Zu guter Letzt nutzt Sie nicht nur dem Planer, sondern auch dem Bauherren – und natürlich als Beweisgrundlage vor Gericht.
